本マニュアルは、スマート自治会の管理画面（/admin/）の操作を説明します。管理者は、住民（会員）の登録・編集、自治会の基本設定、安否確認の設定、契約情報の確認などを行えます。
本書は自治会の管理者の権限で操作できる範囲を説明しています。プッシュ通知の設定（OneSignal）、アクセスログ、データベース更新などはネクストフォレストのスーパー管理者専用のため、管理メニューには表示されません。これらが必要な場合はネクストフォレストへご連絡ください。
目次
- 管理画面にログインする
- 管理メニューの見方
- 住民（会員）を管理する
- 自治会の基本設定
- 安否確認の設定
- 安否確認を実施・確認する
- 住民カードを出力する
- 契約情報を確認する
- 管理者アカウントを管理する
1管理画面にログインする
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ブラウザで管理画面（https://〔ドメイン〕/admin/）を開きます。未ログインの場合はログイン画面が表示されます。
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管理者IDとパスワードを入力し、ログイン を押します。
▲ 管理者ログイン画面。
IDとパスワードは第三者に知られないよう厳重に管理してください。共有端末ではログイン状態のまま離席しないでください。操作を終えたら ログアウト を押してください。
2管理メニューの見方
ログインすると管理メニューが表示されます。各項目から機能に移動します。
▲ 管理メニュー。住民情報／住民カード／基本情報／契約情報／管理者情報の5項目です。
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住民カード…住民名簿の印刷・CSV出力（第7章）
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基本情報…自治会の基本設定・安否確認の設定・グループ・サークル（第4章・第5章）
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契約情報…契約期限・選択オプション・契約継続の確認（第8章）
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管理者情報…管理者アカウントの一覧・編集（第9章）
表示される項目は、ログインした管理者の権限によって変わります。上位の権限を持つ管理者には、これ以外の項目も表示されます。
3住民（会員）を管理する
住民一覧
住民情報 を開くと住民一覧が表示されます。グループ・サークルで絞り込みや検索ができ、役職・支援区分・ハザード区分・防災ポイントなどが一覧で確認できます。＋新規世帯追加 から新しい世帯を登録できます。
▲ 住民一覧。役職・支援・災害区分・通知許可・ポイントが一覧できます。
住民情報の編集
一覧で氏名（またはID）をクリックすると編集画面が開きます。基本情報／所属・役職／権限・設定／連絡／QRコード／履歴の6つのタブで構成されています。
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基本情報タブ：グループ、名前、世帯人数、住所、支援区分（要支援者／支援協力者）、ハザード区分（土砂・洪水・津波）を設定します。
▲ 住民情報＞基本情報タブ。
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権限・設定タブ：その住民に与える権限を設定します。安否確認システム操作／安否一覧の全体閲覧／メッセージ全体・グループ・サークル配信などにチェックを入れると、役員・防災担当として安否確認や連絡網の発信が行えるようになります。
▲ 住民情報＞権限・設定タブ。安否確認・連絡網の操作権限を付与します。
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QRコードタブ：その住民専用のポータルURLのQRコードを表示・印刷できます。配布用にご利用ください。
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履歴タブ：その住民の登録内容の変更履歴を確認できます。
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入力が終わったら 更新 を押して保存します。同じ世帯に家族を追加する場合は 家族追加 を押します。
サンプルの「安否 太郎」さんは、権限・設定タブで安否確認と連絡網の権限が付与されているため、住民画面から安否確認の実施や安否一覧の閲覧ができます。
4自治会の基本設定
基本情報 を開くと、基本設定／安否／デザイン／役職／サークル／グループの6つのタブが表示されます。基本設定タブでは、自治会の名称・略称や、住民のポータルに表示するリンクボタン（ごみカレンダー、地区雨量など）を設定します。
▲ 基本情報＞基本設定タブ。自治会名称・リンクボタンを設定します。
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デザインタブ：住民のトップ画面の見た目を選びます。選んだデザインによって、安否回答画面に表示される選択肢の数が変わります（第5章の注意をご覧ください）。
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役職／サークル／グループタブ：住民を分類するための区分を登録します。ここで登録した名前が、住民情報の編集画面や連絡網の送信先として使えるようになります。
グループは安否確認の集計単位にもなります。運用を始めてからの変更は影響が大きいため、事前に構成を決めておくことをおすすめします。
5安否確認の設定
基本情報の安否タブで、住民の安否回答画面に表示する安否発信フォーマットを設定します。状態①〜⑤の選択肢名、支援の表現（助けて！／助ける）、発信ボタン名を、自治会に合わせて変更できます。
▲ 基本情報＞安否タブ。ここで設定した選択肢が住民の回答画面に反映されます。
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各項目には名称（正式名）と略称の2つを入力します。画面の幅が狭い場合は略称が使われます。
デザインによって使われる項目が変わります。「デザイン2」では、状態①〜④・助けて！・助ける・発信ボタンの名称のみが使われ、状態⑤は住民の画面に表示されません。状態⑤（その他 など）を使いたい場合は、デザインの設定とあわせてご確認ください。
「ポイントクリア」にチェックして登録すると、住民の防災ポイントを一括でリセットできます。年度替わりなどにご利用ください。
6安否確認を実施・確認する
安否確認の実施は管理画面からではなく、権限のある住民（役員・防災担当）が住民画面の 安否情報発信 から行います。実施後は防災状況ボードで回答状況をリアルタイムに把握できます。
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集計表示で、総数・自宅・避難所・支援要求者数・不明などの人数を確認します。
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個人別に避難状態・確認時刻・本人メモを確認し、必要に応じてサポートメモを記録します。グループや避難状態で絞り込みできます。
▲ 防災状況ボード。集計と個人別状況を一画面で確認できます。
安否確認を担当する役員には、第3章の権限・設定タブであらかじめ「安否確認システム操作」「安否一覧の全体閲覧」を付与しておきます。
7住民カードを出力する
住民カード では、住民名簿を CSV で書き出せます。
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絞り込み検索でグループを選びます（役職のみにチェックを入れると役職者だけに絞れます）。検索 を押すと下の一覧が更新されます。
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出力対象メンバーの「書出」欄で、出力する住民にチェックを入れます。ALL On／ALL Off で一括切り替えができます。
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ダウンロード（SJIS）またはダウンロード（UTF8）を押します。Excel で開く場合は SJIS が扱いやすいです。
▲ 住民カード作成。出力対象を選んで CSV をダウンロードします。
出力したファイルには住民の個人情報が含まれます。保存場所と取り扱いに十分ご注意ください。不要になったら確実に削除してください。
8契約情報を確認する
契約情報 では、スマート自治会の契約期限・選択オプション・契約担当者情報を確認できます。
▲ 契約情報。契約内容の確認と、契約継続の確認を行います。
契約継続の確認
画面下部の契約継続確認で、継続する／継続しないのどちらか一方にチェックを入れ、確認 を押します。確認した内容・確認者名・日時が確認のログに記録されます。
契約内容そのものの編集はネクストフォレストのスーパー管理者のみが行えます。自治会の管理者は閲覧と契約継続の確認ができます。記載内容に誤りがある場合はネクストフォレストへご連絡ください。
契約継続を確認しても、契約期限やサービスの利用状態が自動的に変わることはありません。手続きはネクストフォレストが別途ご案内します。
9管理者アカウントを管理する
管理者情報 で、この自治会の管理者一覧を確認・編集できます。編集 から情報を変更、＋新規登録 から管理者を追加できます。不要なアカウントは 削除 できます。
▲ 管理者一覧。ログイン中の管理者には「ログイン中」と表示され、削除できません。
管理者アカウントは住民情報をすべて閲覧できます。必要な方にだけ発行し、役員の交代時には速やかに削除または変更してください。ネクストフォレストの保守用アカウントは一覧に表示されません。
