スマート自治会
安否確認・連絡網・ホームページを、ひとつに。
名簿・連絡・安否確認・情報発信を1つの仕組みにまとめました。 住民はアプリのインストールもID登録も不要。届いたURLを開くだけで使えます。
スマート自治会でできること
3つの機能が、ひとつの住民名簿でつながります
こんな課題を解決します
従来の自治会運営で起きていたこと
| 場面 | これまで | スマート自治会 |
|---|---|---|
| 災害時の安否確認 | 役員が一軒ずつ訪問・電話。全世帯の確認に何時間もかかる | 住民がスマホで自己申告。一覧画面で未回答者だけを絞り込んで訪問できる |
| 緊急連絡 | 電話連絡網。1人でも不在だと先に進まない | グループ単位で一斉配信。プッシュ通知で即時に届く |
| 回覧・お知らせ | 回覧板が一周するのに数日。留守宅で止まる | ホームページとメッセージで即日共有。過去のお知らせも後から読める |
| 名簿管理 | Excel・紙・連絡網表がバラバラに存在し、更新漏れが起きる | 1つの住民データを更新するだけ。全機能に即反映 |
| 要支援者の把握 | 台帳を探さないと分からない | 「支援が必要／支援できる」を住民自身が発信。一覧で色分け表示 |
1. 安否確認システム
「誰が無事で、誰が助けを必要としているか」を最短で把握する
住民は、タップするだけ
本部が「避難指示」などの状態を発信すると、住民の画面に大きく表示されます。あとは今いる場所を選んで送信するだけです。
- 避難先を選択（自宅／親戚・知人宅／避難所／仕事場／その他）
- 「助けて！（支援して）」「助けます（支援できます）」を1タップで表明
- 自由記入のメモ欄で状況を補足
- アプリ不要・ログイン不要。専用URLを開くだけ
※ 平常時は「訓練モード」で実施できます。本番と同じ操作を、住民に体験してもらえます。
本部は、一覧で全体を把握
回答は即座に一覧へ反映されます。グループ（班・地区）、避難状態、支援の要否で絞り込めるため、「未回答の人」「支援が必要な人」だけを取り出して、限られた人手を本当に必要な場所へ振り向けられます。
- 回答した住民／未回答の住民が一目で分かる
- 役員がその場で聞き取った内容を「サポートメモ」として代理入力できる
- 確認時刻が残るため、後日の報告・振り返りにも使える
- 集計表示で、避難状態ごとの人数をすぐに把握できる
2. 連絡機能（デジタル連絡網）
電話連絡網を、そのままスマホへ
宛先を選ぶだけで一斉配信
「1区連絡網」「防災委員連絡網」「役員連絡網」のようにグループを作っておけば、宛先を選んで本文を書き、送信するだけで全員に届きます。
- 班・地区・委員会・サークル単位のグループ配信
- 役員だけでなく、権限を与えた住民からも発信可能
- 送信済みメッセージは一覧で管理・確認
「届いたか」が分かる
受信者ごとに既読・閲覧の状況が記録されます。電話連絡網のように「次の人に伝わったか分からない」ということがありません。
- 宛先ごとの既読／未読を送信側で確認できる
- 過去のメッセージをいつでも読み返せる
- Webプッシュ通知に対応。スマホの通知で気付ける
3. ホームページ機能（WordPress）
自治会の「顔」になる公式サイトを、独自ドメインで
世界で最も広く使われている CMS「WordPress」で、自治会・町内会の公式ホームページを構築します。専門知識がなくても、役員の方がブログを書く感覚でお知らせを追加できます。
- お知らせ・行事予定・活動報告を、役員が自分で更新
- ハザードマップ、防災情報、避難場所などの掲示に活用
- お問い合わせフォーム、サイト内検索を標準装備
- スマートフォン・タブレット・パソコンに自動対応
- 独自ドメイン（例：〇〇jichikai.net）で運用でき、名刺や広報紙にも載せられます
- ホームページから、安否確認・連絡網へそのまま入れます
4. 役員のための管理機能
「引き継ぎができる」ことを重視した設計
迷わない管理画面
管理画面はメニューを絞り、1画面から目的の作業へ進める構成にしています。役員が毎年交代しても引き継ぎやすいことを重視しました。
- 権限をレベル分けし、担当者ごとに見える範囲を制御
- アクセスログで利用状況を確認
- 自治会ごとに独立したデータベースで運用
- 班・地区、世帯、役職、サークル（活動グループ）で分類
- 「支援が必要」「支援できる」の区分を登録し、一覧で色分け表示
- 想定する災害区分（土砂・水害・地震など）を住民ごとに設定
- 安否発信などの参加実績を「防災ポイント」として蓄積し、訓練参加の動機づけに
5. 住民への配り方 ― QRコードと住民カード
「使ってもらえない」を防ぐ仕組み
読み取るだけで、自分の画面へ
住民一人ひとりに専用URLとQRコードを発行します。QRコードを印刷した「住民カード」を配布すれば、スマホのカメラで読み取るだけで自分専用の画面が開きます。
- アカウント登録・パスワード入力は一切不要
- ID・パスワードを忘れて使えなくなる、が起きない
- 住民カードは管理画面からまとめて印刷できます
- スマホのホーム画面に追加すれば、アプリのように起動できます
住民自身で設定できる
参加したい連絡網は、住民がマイページから選べます。役員がすべてを設定して回る必要はありません。
- 受け取りたい連絡網をチェックするだけで登録／解除
- 通知テストで、自分の端末に届くかその場で確認
- これまでの防災ポイントを表示
6. 災害時の支援機能
避難行動そのものを、地域で支え合うために
「歩いて避難できない」に応える
自力での避難が難しい方が、車での送迎を要請できます。要請内容は本部側の一覧と地図で共有され、支援できる住民とつなぎます。
- 避難希望の時期、車いすの要否、同乗する家族の人数を登録
- 希望する避難所を指定
- 避難所マップで、避難先と要請状況を地図表示
- 災害時コミュニティ掲示板で、地域内の情報を共有
コストパフォーマンスに優れる理由
自治会の予算で、無理なく続けられること
自治会・町内会のDXで最大の障害は「費用」と「続けられるか」です。スマート自治会は、この2点から逆算して設計しています。
導入までの流れ
お申し込みから運用開始まで
- お問い合わせ・ご相談自治会の規模、現在の運営方法、実現したいことをお聞かせください。デモ画面をご覧いただけます。
- お申し込み・環境の準備自治会専用のドメインとデータベースをご用意します。ホームページの初期デザインもあわせて設定します。
- 住民情報の登録お手元の名簿データをもとに住民情報を登録します。班・地区・役職などの区分もこの段階で設定します。
- 住民カード（QRコード）の配布住民カードを印刷し、各世帯へお配りください。読み取れば、その場ですぐ使い始められます。
- 訓練モードで実践本番と同じ操作を訓練モードで体験。防災訓練にそのまま組み込めます。
- 本格運用スタート日常の連絡網とホームページ更新から使い始め、いざというときに備えます。
よくあるご質問
- 高齢の住民が多く、スマホを使えない人もいます。
- 操作は「開く・選ぶ・押す」だけになるよう設計しています。アプリのインストールもログインも不要で、QRコードを読み取ればすぐ自分の画面が開きます。それでも操作が難しい方については、役員が聞き取った内容を管理画面から代理で入力できます。紙や訪問による確認を、置き換えるのではなく減らすための道具としてお使いください。
- アプリのインストールは必要ですか。
- 必要ありません。スマートフォンやパソコンの標準ブラウザで動作します。ホーム画面に追加すれば、アプリのように起動することもできます。
- 住民の個人情報は安全ですか。
- 自治会ごとに独立したデータベースで運用し、他の自治会のデータと混ざることはありません。管理画面はログイン制で、担当者の権限に応じて閲覧できる範囲を制限しています。
- すでにホームページを持っています。
- 既存のホームページを活かしたまま、安否確認・連絡網の機能を追加することも可能です。詳しくはご相談ください。
- 役員が毎年交代しますが、引き継げますか。
- 管理画面は操作項目を絞り、直感的に使えるようにしています。操作マニュアル（住民向け・管理者向け）もご用意していますので、交代時の引き継ぎにご活用ください。
- まず試してみることはできますか。
- デモ環境で実際の画面をご覧いただけます。訓練モードでの防災訓練から始める自治会も多くあります。お気軽にお問い合わせください。
スマート自治会 《Smart-jichikai》 ― 運営：ネクストフォレスト
掲載している画面はサンプルデータによる表示例です。
❖ 特 徴
❑ 共助ツール「安否確認システム」
災害直後の命を守るために、リアルタイムでの情報共有が可能です。
助けを必要としている方や安否不明者の情報を、近隣住民で素早く共有し、適切な支援につなげることができます。
❑ 継続可能な安心価格（年間：16,500円）
本プログラムは、災害をきっかけに、地域住民が「安心・安全な地域づくり」を目指して開発しました。
他の自治会からの意見も取り入れ、災害時だけでなく普段使いもできる実用的なシステムとして、より多くの方にご活用いただきたいと考えています。
また、オープンソースのプログラム（WordPress、Nextcloud）を採用し、高機能かつ拡張性の高いシステム構成を実現しています。
❑ 活動をけん引するリーダーがカギ！
高度なITスキルは必要ありません。
防災活動や自治会活動に積極的に取り組み、地域をより良くしたいという強い想いを持つリーダーの存在が欠かせません。
「地域の未来を創る」――そんな旗振り役となる、チャレンジ精神あふれる方々に使って頂ければ幸いです。
ＩＣＴの力で自治会運営を、もっと簡単に、負担なく。
ＩＣＴを活用することで、自治会の運営をスムーズにし、負担を軽減。
若い世代も参加しやすい環境を整えます。
地域コミュニティは、防災や防犯の面でも重要です。
強い結びつきでなくても構いません。
いざという時に助け合える、ゆるいつながりを築きましょう。
費用は1年ごとの契約となり、年間使用料は16,500円（税込） です。
初年度のみ導入費用として22,000円（税込） が必要となるため、
初年度の合計は38,500円、次年度以降は16,500円 となります。
この基本料金で、最大500名までの住民が利用可能 です。
500名を超える場合は、500名ごとに追加料金5,500円（税込）です。
☆コストパフォーマンスに優れた持続可能なシステムです。
オプションとして、Nextcloud(クラウドストレージ) をご利用いただけます。
自治会専用のクラウドストレージを導入することで、関係資料の共有がスムーズに行えます。
また、役員交代時の引き継ぎも簡単になり、運営の効率化に役立ちます。
Nextcloudは、ストレージのみならず、多くの拡張機能（アプリ）を追加でき、自治会の運営にも役立ちます。
①. Notes（メモ・議事録）
重要なメモや会議の議事録をクラウドに保存し、いつでも閲覧可能。
複数のメンバーで編集でき、リアルタイムで情報共有が可能。
②. Talk（ビデオ会議・チャット）
Nextcloud内で、ビデオ会議やチャットが可能。
役員会議や連絡をオンラインで手軽に実施できる。
③. Calendar（カレンダー共有）
イベントや会議の日程を共有し、自治会のスケジュール管理に最適。
メンバー全員が予定を確認でき、情報の行き違いを防ぐ。
興味をお持ちの方は、
連絡先(office@smart-jichikai.net)まで、
お気軽にお問い合わせください。
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