システム導入の流れ
スマート自治会の導入に、専門的な知識は必要ありません。
サーバー設定や初期構築などの作業は、当方で対応いたします。
必要事項をメール等で確認させていただきながら、順を追って進めてまいります。
ご不明な点がありましたら、その都度ご説明いたしますので、お気軽にお問い合わせください。
1．ご担当者様を決めていただきます
導入時には、サイト名や自治会情報など、いくつか確認事項があります。
そのため、窓口となるご担当者様を決めていただきます。
- パソコンをお持ちの方
- 文書作成などの経験がある方
- 自治会内で連絡調整ができる方
上記のような方が望ましいですが、難しい作業ではありません。
意欲的に取り組んでいただける方であれば問題ありません。
なお、住民カードの作成にはプリンターが必要になります。
スマートフォンやタブレットでも一部操作は可能ですが、作業内容によってはパソコンのご利用をおすすめします。
インターネット接続は必須です。
2．サイト名を決めていただきます
インターネット上で自治会を表す名前を決めていただきます。
例えば「山海町内会」の場合は、yamaumi のような英数字の名前を設定します。
実際のアドレスは、次のような形式になります。
https://yamaumi.smtj01.site
なお、ピリオド以降のドメイン部分は、サーバー共有の都合上、当方にて設定いたします。
3．お申し込み・お支払い
導入費用と年間使用料をお支払いいただきます。
- 導入費用：22,000円
- 年間使用料：16,500円
- 初年度合計：38,500円
お支払い先は、メールにてご案内いたします。
ご利用期間は1年間で、1年ごとの更新となります。
2年目以降は、年間使用料16,500円となります。
なお、1年単位の契約となりますので、途中解約および返金はいたしかねます。
あらかじめご了承ください。
4．システムを構築します
お申し込み後、通常1週間〜10日程度でシステムの基本部分を構築いたします。
構築完了後、ログイン情報や利用方法をご案内いたします。
基本部分を構築した状態でお渡ししますので、自治会ごとの内容を設定してご利用いただけます。
5．自治会情報・住民情報を入力します
班や組などの自治会構成、住民情報を入力します。
この情報をもとに、安否確認や連絡網、住民カードの作成を行います。
6．住民カードを作成します
入力した住民情報から、住民カードを作成します。
住民カードには、各世帯専用のQRコードなどを印刷し、安否確認システムへのアクセスに利用します。
パソコンで名刺や案内カードなどを作成された経験がある方であれば、同様の要領で作成できます。
詳しくは、住民カードの作り方をご覧ください。
7．スマート自治会の運用を開始します
準備が整いましたら、スマート自治会の運用を開始します。
主な機能は以下のとおりです。
ホームページ管理
WordPressを利用して、お知らせ、ブログ、電子回覧板など、インターネットによる情報発信ができます。
安否確認システム
住民カードを使って、住民の安否発信や安否情報の確認ができます。
災害時の共助に役立つ情報として活用できます。
連絡網システム
電子メールによる一斉配信ができます。
既読確認機能により、確実な情報伝達を支援します。
プッシュ通知機能
安否確認の開始や連絡網メッセージなどを、スマートフォンやパソコンへ通知できます。
重要なお知らせを、より早く住民の方へ届けることができます。
まずはお気軽にご相談ください
導入に関するご不明点や、自治会での運用方法についてのご相談も承っております。
スマート自治会の導入をご検討の際は、お気軽にお問い合わせください。